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Technologies Multimédia

IRIS
Gestion complète des transports, Facturation, Comptabilité

Le progiciel IRIS est un progiciel pour des courses express et messageries.
Le progiciel IRIS fonctionne en réseau ou sur des micro-ordinateurs individuels
Il est rapide, intuitif et facile apprentissage.

Les fonctions principales d'IRIS sont :

 les prises de commandes et le suivi des transports : Messagerie, Express, Sous-traitance CHRONOPOST

 la tarification automatique,

 la facturation,

 l’encaissements et le suivi de la facturation, la comptabilité automatique,

 le suivi des frais occasionnés par les chauffeurs,

 la gestion des chauffeurs salariés et des artisans,

 la gestion commerciale des clients,

 toutes les informations nécessaires pour piloter l’entreprise.

Avec IRIS, on peut savoir, à tout moment, la situation financière, la charge de travail et les frais de l’entreprise.

Les archives de IRIS permettent de retrouver tout transport et toute facture sur les 10 dernières années.

La base de données IRIS est livrée pré-initialisée avec 6000 localités ; bien entendu la mise à jour de la base de localités est possible ( de plus, elle peut être mise à jour automatiquement ).

FONCTIONS

 Tableau des transports courants ( tournées, réguliers, extras, messagerie, express)

Ce tableau contient tous les transports non terminés .

Les transports sont triés par jour et heure prévue pour l’enlèvement.

IRIS introduit automatiquement les transports réguliers dans ce tableau en début de journée, les autres transports sont introduits au fur et à mesure des commandes.

Lors de la prise en charge d’un transport, le travail est extrêmement facilité par la possibilité d’initialiser le transport :

- soit à partir des transports réguliers ( transports répétitifs chaque semaine une ou plusieurs fois )

- soit à partir de n’importe quel transport effectué pour le client dans les 10 dernières années.

Dans tous les autres cas, le transport peut être enregistré en récupérant automatiquement l’adresse du client, et du destinataire, s’il est connu.

Par un seul clic de souris, on peut voir les transports répondant aux critères suivants :

 transports de la journée

 transports réguliers

 transports à dispatcher

 retards à l’enlèvement

 retards à la livraison

 non enlevés

 non faits

 faits

 devis

 transports attribués à un chauffeur

 transports enregistrés pour les autres jours

Pour chaque transport enregistré, on peut imprimer le bordereau d’enlèvement.

 Tarification

IRIS gère plusieurs types de tarifications ( toutes paramétrables ) :

Par Zones et Type de véhicule avec supplément par Tranche de Poids,

Par Kilomètres et Tranches de Poids,

Par Kilomètres et Type de véhicule,

Par Durée ( jours et heures ) et par Type de véhicule,

Par nombre de Points livrés ( CHRONOPOST ),

Par nombre de Colis livrés, ( avec, sur demande, un lien avec un scanner portable pour

le flashage des codes à barres )

On peut rajouter aux prix des suppléments selon les attentes chez le client, les destinations spéciales, etc... Pour chaque client, on peut introduire des tarifs particuliers.

Les tarifs sont calculés automatiquement et peuvent être modifiés à tout moment.

 Gestion des chauffeurs salariés et artisans

Cette gestion comporte :

 une fiche d’identification très complète pour chaque chauffeur

 le relevé des transports effectués

 le chiffre d’affaires mois par mois et jour par jour

 les absences ( téléphone fermé, autres absences )

 les vacances

 le chiffre d’affaires de l’année mois par mois

 les frais à rembourser

 la facturation des redevances diverses, et si on le souhaite l’éditions des factures pour le compte des artisans.

 Encaissements et Suivi de la facturation, Comptabilité automatique

Toutes les factures émises par IRIS peuvent être consultées afin de les rapprocher de leur règlement.

IRIS fournit automatiquement :

 les encaissements sur factures émises

 le bordereau de remise des chèques

 le bordereau de remise des traites

 la liste des factures réglées

 la liste des factures non réglées

 les avoirs totaux ou partiels

 les factures reçues et leur paiement

La comptabilité est générée automatiquement, et envoyée à la demande ( par exemple une fois par mois ou tous les jours ) dans le progiciel comptable CIEL ou EBP.

Pour les factures non réglées on peut émettre des lettres de relances automatiques ( plusieurs types à plusieurs dates ).

 Gestion Commerciale des Clients

A partir de la liste de tous les clients ( une ligne par client ), avec 2, 3 ou 4 caractères du nom saisis, on sélectionne immédiatement un client.

Avec un clic de souris sur cette ligne, on affiche la fiche complète du client.

A partir de cette fiche on peut enregistrer :

 les transports réguliers pour ce client

 les contrats,

 les tarifs spéciaux

 etc..

A partir de cette fiche on peut obtenir :

 les relevés des transports,

 les factures.

Pour tous les clients, on peut faire des mailings en sélectionnant les clients selon plusieurs critères et en imprimant automatiquement différentes lettres.

IRIS gère les Devis.

 Facturation et Relevés des transports dans IRIS

Les factures peuvent être obtenues pour un client ou pour tous les clients d’un coup. On peut émettre :

 Factures Relevés ( pouvant contenir des centaines de transports )

 Factures pour chaque transport

 Factures de type CHRONOPOST : tournées et séparément, extras et jours fériés

 Factures pour forfaits ( contrats )

 Factures Redevance pour la facturation des redevances aux artisans.

Pour chaque client ( et pour chaque chauffeur ) on peut obtenir, à tout moment ,un relevé des transports pour une période donnée.

 Situations IRIS

Chiffre d’affaires mensuel jour par jour des Chauffeurs

Chiffre d’affaires annuel des Chauffeurs

Chiffres d’affaires Client par Client

Chiffres d’affaires annuel mois par mois

Chiffres d’affaires mensuel jour par jour

Bordereaux de remise des chèques

Bordereaux de remise des traites

Liste des factures émises

Liste des factures émises client par client

Liste des factures réglées

Liste des factures non réglées

Liste des Avoirs

Liste des Encaissements

Liste de chèques remis aux chauffeurs

9 listes clients selon différents critères

 Autres fonctions

Consultation des Archives ( les transports faits ) sur les 10 dernières années.

Distancier automatique.

Création et mise à jour de toutes les bases de données et des paramètres.

INFORMATIONS TECHNIQUES

Afin de bien utiliser IRIS, les micro-ordinateurs doivent :

 avoir au minimum des écrans classiques de 17 pouces ou des écrans plats de 15 pouces

 pouvoir afficher au minimum en mode 1024 x 764 pixels

 avoir le microprocesseur cadencé à au minimum 300 Mhz

 être sous Windows 7, Windows XP, Windows 2000

 avoir un espace libre minimum de 300 Mo sur le disque dur

 disposer d'une connection internet ou d’un modem de 56 Kb pour la télémaintenance

 disposer d’une sauvegarde par bande, ou d'une clé USB

Les fonctions d' IRIS sont susceptibles de changer à tout moment, selon les choix de IFTM